Como fazer conciliação de vendas de forma eficiente?

Como fazer conciliação de vendas de forma eficiente?

Uma importante ferramenta de gestão, a conciliação de vendas e recebimentos costuma gerar dúvidas em muitos profissionais de gestão e finanças. Afinal, existem outros termos como a conciliação bancária e financeira, que passam ideias muito parecidas.

 

Então, se você quer entender melhor o funcionamento e qual a relação entre a conciliação de vendas e outros tipos de operações semelhantes, confira o conteúdo a seguir!

 

 

Leia também: Guia sobre Conciliação Financeira!

 

O que é conciliação de vendas?  

 

Como o acompanhamento diário das vendas realizadas pelos clientes com cartões de débito e crédito fazem parte da rotina diária do setor financeiro, somente com uma conciliação é possível garantir que o valor dos registros estará correto e sem divergências.

 

A conciliação de vendas pode ser feita de forma manual ou automática. Na primeira opção, a empresa é responsável por consultar diariamente o portal de cada parceiro adquirente para fazer o download de arquivos sobre as vendas do dia anterior e os pagamentos recebidos. 

 

Então, quando o gestor opta por esse método, utiliza planilhas de Excel para consolidar as informações, colocando todas as taxas e provisões de valores de acordo com a modalidade de venda utilizada. 

 

Após esse processo, os dados dos pagamentos são confrontados com o que a empresa efetivamente recebeu. Caso surjam divergências, será necessário entrar em contato com cada adquirente para solucionar a falha da operação. 

 

Por fim, é importante entender que, sem a conciliação de vendas, os erros e inconsistências provavelmente aparecerão e, como resultado, podem se tornar uma grande ameaça para a saúde financeira de um negócio.

 

Já com uma plataforma de conciliação automática, esse processo se torna muito mais rápido, ágil e tranquilo. Principalmente diminuindo as chances de divergências.

 

 

Qual a diferença entre conciliação de vendas, conciliação bancária e fluxo de caixa?  

 

Enquanto a conciliação de vendas permite analisar e confrontar todas as transações com as informações disponibilizadas pelos adquirentes, a conciliação bancária é o processo de verificação das informações do extrato de pagamento do adquirente com informações de bancos e instituições financeiras.  

 

Essa prática permite identificar discrepâncias entre os valores recebidos e suas previsões. Portanto, em uma conciliação bancária, são comparadas todas as entradas e saídas de caixa e analisadas as movimentações condizentes com as contas correntes da empresa. 

 

É por meio dela que se pode observar se as informações financeiras são registradas com frequência suficiente, método adequado, entre outros. Caso sejam encontrados erros, correções podem ser feitas imediatamente. 

 

Já o fluxo de caixa acompanha todas as operações contábeis de uma empresa e, por sua vez, a conciliação bancária verifica a consistência dos dados com os saldos financeiros atuais. 

 

Além disso, com o fluxo de caixa é possível fazer o controle e o planejamento básico das finanças, já que o seu principal objetivo é prever e determinar o saldo disponível, ajudando a mensurar e garantir que a empresa tenha sempre capital de giro. Ou seja, são controladas todas as entradas e saídas de dinheiro. 

 

Leia também: Prepare-se: o MELHOR guia sobre Conciliação Financeira!

 

 

Como fazer uma conciliação de vendas eficiente?  

 

Basicamente, existem duas formas de conciliar as vendas de um negócio: a manual e a automática. Veja as diferenças entre elas e descubra a melhor opção para a sua realidade.

 

 

Conciliação manual 

 

Para facilitar o entendimento, imagine um dono de uma lanchonete que recebe uma certa quantidade de pedidos todos os dias. O funcionário que ficará no caixa vai guardar todas as notinhas referentes às vendas, e trabalhará com uma planilha ao lado, servindo para anotar todas as transações realizadas e por qual adquirente e operação foram feitas. 

 

Agora imagine fazer isso com um grande volume de pedidos. Provavelmente o funcionário levará muito mais tempo para realizar todos os lançamentos, não é mesmo? E ainda corre o risco de fazer registros errados e/ou duplicados. 

 

Diante desse exemplo, podemos concluir que a conciliação manual pode ser útil para empresas com baixo volume de vendas e sem grandes expectativas de crescimento a curto e médio prazos.

 

 

Conciliação automática 

 

Na conciliação automática, é possível controlar as vendas de todas as bandeiras e produtos num único lugar. Essa tecnologia aumenta a precisão das informações e elimina os erros de lançamento.  

 

Além disso, esse tipo de plataforma possui uma inteligência que realiza toda a conferência das vendas automaticamente, ou seja, ela verifica se aquilo que você vendeu foi corretamente registrado por diferentes canais como maquininhas de cartão, garantindo uma conciliação efetiva. 

 

Com isso, o processo financeiro, que antes era mais trabalhoso, passa a ser mais prático, produtivo e barato. Portanto, em muitos casos, a conciliação automática é o meio mais eficiente de gerir as finanças empresariais.

 

Por onde começar?

 

O primeiro passo é entender cada canal de vendas do seu negócio. Comece separando cada um deles e entendendo qual a lógica por trás. As vendas realizadas por adquirentes, terão um determinado escopo de taxas envolvidas, muitas vezes sem alterações. Pode ser que no caso das antecipações a visibilidade desses dados possa ser mais complicada, mas de maneira geral ela se mantém.

 

Quando estamos falando do escopo do delivery, a quantidade de taxas já é maior, pois temos outras cobranças como fretes e descontos que são mais complicadas de gerenciar. Além disso, o fator que mais atrapalha é a dinâmica de cobrança das taxas, que varia de acordo com o tipo de venda realizado. Ou seja, pagamentos na entrega tem uma taxação diferente de pagamentos pela plataforma, e assim por diante. Além disso, as modalidades de fretes, e aplicação de cupons e incentivos interfere bastante na hora da conciliação. Por isso é fundamental entender a fundo esse canal, para ter clareza sobre o que está sendo cobrado, e como isso vai interferir na programação dos repasses.

 

Por último, é importante para a gestão conciliar as vendas de cada canal individualmente. Muitas vezes vemos as empresas tentando fazer uma única rodada de conciliação, e se perdendo no detalhamento das informações. É essencial que cada time faça um canal por vez, e gere um relatório individualizado, e, somente no balanço final, agregar todas as informações em uma única visualização.

 

Esse processo de separar as informações pode trazer muito mais produtividade para o time, e, principalmente, ter um detalhamento melhor das informações para o departamento contábil, que poderá identificar mais rápido a categoria de cada lançamento para as baixas finais.

 

Por que preciso da conciliação de vendas?  

 

Os principais motivos que tornam a conciliação de vendas necessária são o controle de contas a receber e o cruzamento de informações com as adquirentes, considerando todas as previsões, cancelamentos, prazos, taxas e outros fatores.

 

Outra razão importante pela qual muitos gestores procuram essa solução (sobretudo com sistemas automatizados) é a capacidade de centralizar as informações do operador e consolidar os dados separadamente para maior usabilidade e precisão. 

 

Um exemplo disso é a plataforma de conciliação automática da Even, que pode gerar os seguintes benefícios para seus usuários:

 

  • Evita a perda de vendas: ajuda a empresa a não perder vendas ou receber valores inconsistentes com o total de transações realizadas pelo negócio;
  • Melhora a visibilidade de recebíveis: ela permite que as empresas obtenham uma visão clara de seus recebíveis e determinem previsões mais precisas sobre prazos e fluxo de capital;
  • Otimiza a gestão financeira: a conferência de valores e previsões de recebimentos dos valores repassados pelas adquirentes garante mais precisão e segurança nos processos;
  • Aumenta a produtividade: a empresa produzirá mais sem a necessidade de contratar mais mão de obra, já que os colaboradores atuais poderão executar as atividades muito mais rápido.

 

 

Como a Even pode ajudar o seu negócio

 

Para a implementação da conciliação de vendas automática e otimização dos processos financeiros do seu negócio, você pode contar com a Even. 

 

Temos uma plataforma online de conciliação de pagamentos multicanal, na qual é possível conferir suas vendas de cartões, aplicativos de delivery e marketplace em um ambiente intuitivo e de fácil navegação.

 

Facilite os processos e torne as transações financeiras da sua empresa mais seguras e eficientes. 

 

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