O que é e como fazer a conciliação de vouchers?

O que é e como fazer a conciliação de vouchers?

Os vouchers, famosos vale-alimentação, vale-refeição e vale-combustível, são um dos meios de pagamento mais complicados de acompanhar. 

 

Além de taxas mais elevadas, os benefícios costumam apresentar condições diferentes de recebimento em comparação aos cartões comuns, o que dificulta o controle e a visibilidade das transações. A solução para esse problema é a conciliação de vouchers.

 

O principal objetivo da ação é adquirir mais transparência sobre os saldos que ainda não estão sob o domínio da empresa, investigando possíveis erros no fluxo das transações e trazendo mais confiança sobre as vendas realizadas pela modalidade.

 

Mas, antes de entrarmos em detalhes, vamos começar a entender o básico!

 

Leia também: Prepare-se: o MELHOR guia sobre Conciliação Financeira!

 

 

O que é a conciliação de vouchers?

 

No setor financeiro, conciliação de vouchers é o nome dado ao processo que confere se todas as vendas realizadas foram realmente registradas pelo sistema da maquininha e pela administradora do cartão. 

 

No geral, ela é feita em conjunto com a conciliação de cartões, mas requer uma atenção especial em alguns pontos, já que contém taxas diferentes e condições próprias de repasse.

 

Ao contrário do que se pensa, confiar cegamente na administradora do cartão e na adquirente da maquininha não é um bom caminho. Não que seja má-fé, mas muitas coisas podem acontecer no caminho entre o cliente digitar a senha e o repasse do pagamento chegar na conta da empresa. Por isso, é preciso ficar atento a qualquer anomalia.

 

Para isso, o ideal é sempre acessar os portais de vale-refeição e alimentação para realizar a conciliação de vendas. Isso ajuda a bater as contas sempre e a não ter surpresas desagradáveis. Contudo, fazer isso de forma manual ou por meio de planilhas gera muito trabalho. 

 

Por isso, investir em um sistema que automatiza os registros e gera relatórios unificados ajuda muito na hora de fazer as contas.

 

 

Por que a conciliação de vouchers é tão importante?

 

A conciliação em si traz diversos benefícios para as empresas que realizam a atividade frequentemente. O principal motivador é quase sempre a capacidade de identificar erros que venham a aparecer entre as transações. Vamos começar exatamente por este tópico.

 

 

Identificação de erros, golpes e fraudes

 

Do lado da adquirente, a falta de registro das transações é um problema real. A venda pode não ser registrada no sistema mesmo que o comprovante saia e que a maquininha indique que tudo foi concluído perfeitamente. 

 

Nesse caso, o erro pode estar na conexão do equipamento com os servidores, bombardeados com pagamentos do mundo todo simultaneamente .

 

Além disso, existem golpes e fraudes que circulam no comércio. Um dos mais famosos, o golpe da maquininha, é bastante frequente. 

 

Esta fraude consiste em trocar o equipamento por outro idêntico enquanto o operador não está prestando atenção, direcionando os pagamentos para outro lugar. Se o controle não for feito pela conciliação de vouchers e cartões, o prejuízo é maior a cada dia.

 

Sem dúvida, ficar sem o saldo das vendas é um dos piores problemas para qualquer negócio. Garantir que os pagamentos e repasses estejam certos deve ser uma das prioridades do setor financeiro, este pode ser o ponto decisivo entre manter as portas abertas ou falir.

 

Por isso, investir em um sistema unificado ajuda a ter mais controle sobre a gestão financeira, já que estará tudo catalogado.

 

 

Controle e gestão de taxas

 

Em relação às taxas e tarifas, os porcentuais podem mudar a qualquer momento, seja por períodos promocionais, mudanças sutis no contrato ou algum cadastro errado.

 

É importante se atualizar periodicamente sobre as taxas que estão sendo aplicadas em cada modalidade de pagamento do sistema de vouchers e em cada canal de vendas. 

 

Com essa informação, fica muito mais fácil planejar quando usar ou não uma maquininha, otimizando os lucros para o final do mês. Todas essas informações vão ser geradas por meio de uma conciliação de vouchers e de cartões eficiente.

 

Além disso, em alguns casos, as taxas não refletem apenas o custo por cada transação. No percentual pode haver alguns serviços incluídos, como antecipações. 

 

Sem a devida atenção, uma parte do lucro de cada venda pode acabar sendo consumida por serviços desnecessários à empresa. Por isso, é importante ficar atento a quais bandeiras dos sistemas de vouchers geram mais taxas para a sua empresa. 

 

Dessa forma, você consegue elaborar melhores estratégias de precificação e selecionar os melhores parceiros de pagamento para trazer um retorno financeiro superior ao atual.

 

 

Prevenção e resolução de problemas

 

A partir da identificação do problema, exigir uma correção de um pagamento mal efetuado ou de uma taxa cobrada mal aplicada é uma tarefa simples – ainda mais se você tiver todos os dados das vendas, seja pelo comprovante ou por um sistema que te ajude a fazer a conciliação de cartões e outros meios  de pagamento.

 

Na Even, tivemos um caso em que a conciliação automatizada gerou uma economia de mais de 5 mil reais por mês em taxas e tarifas, além de uma recuperação de 100 mil reais que estavam sendo desviados para outra conta. Confira clicando aqui.

 

 

Aprimoramento da gestão

 

Depois que a conciliação dos vouchers começa a fazer parte da rotina financeira da empresa, a confiança nos balanços, fluxos de caixa e o próprio controle financeiro da companhia aumentam, tornando-se mais sólidos, precisos e eficientes.

 

Com tanta confiança, fica mais claro definir a hora de investir ou de pedir um empréstimo.

 

 

Métodos de conciliação de vouchers

 

Há diversas metodologias diferentes para realizar a conciliação de vouchers, mas nem todas são viáveis dependendo do tamanho e da quantidade de vendas realizadas. Cada uma conta com o seu nível de esforço e tempo necessário de dedicação.

 

 

Planilhas, planilhas e planilhas

 

Se o seu fluxo de vendas for pequeno, uma planilha bem feita com algumas fórmulas pode ser suficiente para manter um controle regular.

 

Embora não traga tantos benefícios quanto o próximo método, as tabelas te ajudarão a entender melhor o comportamento de cada transação, identificando os problemas mais visíveis e auxiliando na sua resolução.

 

Porém, se a empresa tem um fluxo médio ou grande de vendas por dia, a tarefa consumirá muito tempo. Além das horas gastas entrando e coletando as informações em cada portal, outras tantas serão gastas confrontando o comprovante de pagamento com o registro da venda.

 

Para esse modelo de empresas, usar plataformas focadas em automatizar o processo de conciliação vai ser muito mais efetivo na saúde financeira do estabelecimento.

 

 

Colocando a tecnologia no jogo

 

Usando uma plataforma de conciliação automatizada, a tarefa que pode demandar horas é executada em poucos minutos. O sistema vai capturar todas as informações financeiras automaticamente e disponibilizá-las para uma rápida conferência, sintetizando a conciliação em poucos cliques.

 

A plataforma da Even, por exemplo, identifica sozinha possíveis divergências e te informa, destacando-as das outras. 

 

Além disso, ela conta com várias soluções que te ajudam a realizar a conciliação financeira mais rapidamente, não só com as vendas por vouchers, mas também nas efetuadas por cartões de crédito e débito, aplicativos de delivery e plataformas de marketplace.

 

 

Conte com a Even e evite riscos na hora de fazer sua conciliação de vouchers

 

Contar com uma plataforma que faz a conciliação de vouchers e cartões de forma automatizada pode evitar diversos erros de gestão financeira

 

Empresas que não realizam a conciliação de cartão de crédito possuem 2% de vendas não confirmadas pelas operadoras

 

Além disso, esses estabelecimentos podem arcar com cobrança de taxas indevidas, operações que são sujeitas a fraudes, perda de tempo com diversos processos manuais e, por fim, muito prejuízo financeiro. 

 

Por isso, não deixe a saúde financeira da sua empresa em segundo lugar. Ela deve ser a prioridade máxima quando falamos em empreendimentos. Organize-se e contrate uma plataforma de gestão e conciliação de vouchers

 

 

Concluindo

 

No universo das finanças, a conciliação nada mais é do que a conferência de vendas. Ao contrário do que se imagina, a prática não é cosmética e tem a sua importância. 

 

Sem esse controle, é impossível visualizar totalmente o caminho das transações, deixando alguns pontos cegos espalhados pela operação.

 

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